Gemäß dem Organisationsgesetz und der Geschäftsordnung des NVK wird die Vorbereitungskonferenz vom Ständigen Ausschuss des NVK geleitet. Die Vorbereitungskonferenz für die erste Tagung jedes neuen NVK findet unter dem Vorsitz des Ständigen Ausschuss des vorherigen NVK statt. Die Aufgaben der Vorbereitungskonferenz sind, das Präsidium und den Generalsekretär zu wählen und die Tagesordnung der Tagung sowie Beschlüsse über andere Vorbreitungsarbeiten anzunehmen.

Die Plenartagung des NVK findet unter dem Vorsitz der Exekutivvorsitzenden statt.